Ile zaproszeń na wystawy i inne imprezy wysyłają trójmiejskie instytucje kulturalne? Kiedy zostaliśmy zasypani ponad trzydziestoma zaproszeniami, z których każde przyszło w osobnej kopercie, postanowiliśmy to sprawdzić.
zależy im na frekwencji podczas wystaw, więc wysyłają, nie ma w tym nic złego
8%
starają się promować swoje imprezy, choć faktycznie mogliby to robić mądrzej
27%
mają budżet, to chcą wydać te pieniądze
11%
żeby mieć podkładkę, że "coś" robią dla promocji kultury
54%
Przesyłki dotarły do nas z Gdańskiej Galerii Miejskiej. Informowały o wystawie "Paradise Lost", która rusza w tym tygodniu. Kilkadziesiąt zaproszeń trafiło nie tylko do działu kultury, ale także do redakcji miejskiej, motoryzacyjnej i sportowej. W większości przypadków do osób, które zawodowo nie są zainteresowane tym tematem.
- Staramy się wysyłać zaproszenia do różnych adresatów, których możemy zainteresować wystawą, także nie związanych bezpośrednio z kulturą - tłumaczy
Dorota Lewandowska z Gdańskiej Galerii Miejskiej, podlegającej pod Urząd Miasta. -
Wielokrotnie instytucje zgłaszają się do nas, żeby do listy adresatów dodać kolejne osoby. Z drugiej strony, można byłoby ograniczyć się tylko do branżowych osób i zmniejszyć liczbę odbiorców, więc zastanawiamy się jak znaleźć złoty środek.Przed każdą wystawą Gdańska Galeria Miejska wysyła jednorazowo 500 zaproszeń, w tym pocztą ok. 350, a resztę roznosi goniec. Wśród adresatów są dziennikarze, ale trafiają one także do przedstawicieli instytucji - zarówno trójmiejskich, ogólnopolskich, ale i zagranicznych. Niektóre zaproszenia są wysyłane wyłącznie drogą elektroniczną - wtedy ich adresaci nie dostają już papierowych odpowiedników.
O szeroki gest w informowaniu o swojej działalności zapytaliśmy przedstawicieli innych instytucji kultury.
-
Przygotowujemy zarówno papierowe zaproszenia, jak i newsletter pocztą elektroniczną - wyjaśnia
Katarzyna Steńczyk z CSW Łaźnia, która również podlega pod Urząd Miasta. -
W przypadku mediów, wysyłamy informację tradycyjną pocztą do dziennikarzy z działów kultury. A łącznie do przedstawicieli instytucji, do władz a także osób prywatnych w Polsce i zagranicą wysyłamy ok. 800 zaproszeń.Podobnie sytuacja wygląda w Nadbałtyckim Centrum Kultury, z tym że zaproszeń jest wysyłanych znacznie mniej.
- Na wystawy w naszej galerii, które odbywają się średnio co miesiąc, drukujemy ok. 500-800 pocztówek pełniących funkcję zaproszeń, z czego listownie wysyłamy ok. 50, ale część roznosi goniec - tłumaczy
Monika Czajkowska-Kostka z działu marketingu i PR NCK, podlegającego pod Urząd Marszałkowski. -
Zaproszenia na wydarzenia, które organizujemy, wysyłamy do dziennikarzy, którzy potencjalnie mogą się nimi zainteresować oraz do urzędników, aby mieli bieżące informacje o naszych działaniach.Większość firm i instytucji ma umowę z pocztą, która polega na tym, że wysyłka fakturowana jest na koniec miesiąca. Ponieważ są to tylko zaproszenia ale też listy urzędowe czy faktury, nie można bezpośrednio ustalić, ile taka listowna "promocja" kosztuje. Jednak cena wysyłki zwykłego listu pocztą jest stała i wynosi 1,55 zł. Nadbałtyckie Centrum Kultury przy jednorazowej wysyłce zaproszeń na dane wydarzenie wydaje ok 46 zł (30 zaproszeń), CSW Łaźnia ok. 1500 zł (500 zaproszeń wysłanych w Polskę i 300 za granicę - wtedy list zwykły kosztuje 2,40 zł). Gdańska Galeria Miejska ponosi takie same koszty, a wysyła pocztą ok. 350 zaproszeń w Polskę i za granicę.
Jak ta sytuacja wygląda w placówkach bez stałego budżetu, gwarantowanego przez samorządy? Spytaliśmy o to
Anetę Szyłak z Instytutu Sztuki Wyspa.
- Nie stać nas na promocję pocztą, bo to droga sprawa. Korzystamy z tego tylko okazjonalnie, przy największych projektach, kiedy mamy na nie budżet. Przede wszystkim działamy poprzez newsletter internetowy, dzięki któremu trafiamy do ok. 2 tys. osób. Poza tym dystrybuujemy ulotki w miejscach, gdzie bywa wielu ludzi, którzy mogą zainteresować się naszymi wydarzeniami.Jak zauważył Adaś Miauczyński, bohater filmu "Dzień Świra" Marka Koterskiego, masa papieru to marnotrawienie zasobów naturalnych. My dodamy: i publicznych pieniędzy. I mimo że przy tamtej scenie wybuchaliśmy śmiechem, to kiedy zostaliśmy zasypani plikiem identycznych zaproszeń w redakcji, do śmiechu nam nie było.
Portal trojmiasto.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii. 
Filmy
